Organisation et pilotage

Suivre et piloter techniquement le projet - la fonction de chef de projet


Objectifs

Mettre en œuvre l’organisation, les process et les outils nécessaires au suivi et au pilotage techniques du projet, en les adaptant selon que l’OPCA est pilote de la démarche globale, ou simplement contributeur de tout ou partie du projet.

Activités repères pour l’OPCA

Le chef de projet (ou le référent désigné pour la conduite de l’intervention de l’OPCA), a pour activités de :
  • Mobiliser l’équipe projet interne :
  • Informer l’équipe sur le projet et son avancement.
  • Permettre à chacun d’identifier ce qu’il a à faire.
  • Suivre l’avancement du travail de chaque membre de l’équipe projet
  • Veiller à l'adéquation entre objectifs et moyens, repérer les difficultés et rechercher des solutions.
  • Organiser des temps de travail de l’équipe projet interne.
  • Organiser la participation éventuelle de certains membres de l’équipe projet à une partie.
  • Formaliser et suivre un tableau de bord du projet :
  • Définir un tableau de bord ainsi qu’un process d’alimentation et d’analyse des informations sur les ressources (moyens), les réalisations, et les résultats du projet, et les faire valider au niveau des instances où il sera utilisé.
  • Recueillir les informations nécessaires à l’alimentation et à l’interprétation du tableau de bord du projet.
  • Diffuser et présenter le tableau de bord du projet.
  • Assurer pour chaque réunion :
  • la préparation : proposition et diffusion des objectifs de la rencontre et d’un ordre du jour aux participants (éviter des ordres du jour qui ne pourront pas être tenus en temps et en contenus….une réunion doit être efficace et utile!).
  • l’animation : sécuriser qui préside, qui anime, le temps prévu pour chaque point de l’ordre du jour, les objectifs visés pour la réunion.
  • le relevé de décision : les participants doivent être impérativement destinataires d’un relevé de décision de la rencontre permettant d’identifier les productions du groupe et les actions à mener dans un cadre collectif et/ou individuel entre deux rencontres.
  • la définition de la prochaine date de rencontre, voire des contenus de celle-ci (il est essentiel de pouvoir se projeter collectivement dans l’avancement du projet).
  • Préparer les arbitrages :
  • Identifier les échéances clés de validation de la démarche au stade du cadrage du projet, des étapes intermédiaires, des étapes de validation finale.
  • Distinguer les arbitrages techniques des arbitrages politiques, en lien avec les niveaux d’instance concernés.
  • Informer les acteurs concernés et préparer avec eux les arbitrages à rendre et les réunions auxquels ils doivent participer.
  • Organiser le recueil, la traçabilité et l’accessibilité des informations utiles à la conduite du projet :
  • Documents relatif à la conduite du projet : organigramme des tâches, planning partagé…
  • Annuaire des acteurs internes et des partenaires.
  • Bibliothèque de ressources documentaires liées au territoire et aux thématiques traitées.
  • Outils.
  • Définir les besoins de communication et d’échange liés au projet (qui doit communiquer quoi à qui et quand ?) et mettre en place les modalités de communication adaptés (site internet partagé, courriels, autres) en distinguant :
  • Communication interne (au sein de l’équipe projet et des acteurs mobilisés au sein de l’OPCA) et communication externe (avec les partenaires).
  • Communication à visée d’information ou à visée de dialogue et de consultation.

Temporalité

Le suivi et le pilotage du projet sont mis en œuvre durant toute la durée du projet, dès sa préfiguration.

Points de vigilance

  • Expliciter le mandat et les conditions  de réussite de l’intervention du chef de projet désigné pour coordonner les travaux.
  • Chaque temps de travail collectif doit faire l’objet : 
  • D’une préparation en amont (objectifs, ordre du jour).
  • D’un cadre et d’une animation (présidence, animation, gestion du temps, produits de sortie…).
  • D’un relevé de décision diffusé aux participants.
  • D’une définition de la prochaine date de rencontre.
  • Prendre garde à l’absence de communication formalisée ou bien à la mise en œuvre d’une communication diffuse (sans définition précise préalable des moyens et des cadres adaptés), qui :
  • Limitent l’implication des acteurs et la vue sur leur travail.
  • Rendent difficile l’organisation collective du travail entre partenaires.
  • Obligent à des ajustements laborieux et peu efficients au coup par coup tout au long du projet.
  • Construire un tableau de bord équilibré entre ressources (moyens), réalisations, résultats, en mobilisant des indicateurs de réalisation et d’effets adaptés aux objectifs visés et aux moyens mis en œuvre.
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