Organisation et pilotage

Mobiliser et organiser les ressources internes à l’OPCA


Objectifs

  • Identifier les ressources nécessaires à l’OPCA pour l’atteinte de ses objectifs spécifiques dans le projet.
  • Organiser les conditions de la mobilisation des ressources internes à l’OPCA.

Activités repères pour l’OPCA

  • Désigner et mandater le chef de projet en explicitant son périmètre de responsabilité, ses moyens, les facteurs de réussite (formalisation écrite de la mission et du mandat qui lui sont confiés).
  • Assurer l’information des instances paritaires sur le projet et sa conduite ; identifier les opportunités d’une mobilisation spécifique des paritaires à certaines étapes du projet.
  • Constituer l’équipe projet interne à l’OPCA, en ciblant les ressources à mobiliser au regard des objectifs visés et des ambitions du projet :
  • au niveau technique (responsables territoriaux, conseillers formation, développeurs de l’alternance, gestionnaires, AGD, autres), 
  • au niveau stratégique (DR, DRA…),
  • au niveau paritaire (administrateurs).

      En Aquitaine, mobilisation des représentants de la branche dans une démarche de GPEC territoriale sectorielle sur l’agglomération Bordelaise et le Bassin d’Arcachon

      En Aquitaine, AGEFOS PME a initié une démarche de GPEC territoriale ciblée sur les métiers de l’expertise comptable confrontés notamment à des problématiques de recrutement et de parcours des actifs sur le territoire. Dès la phase de cadrage et de préparation de la démarche, le chef de projet AGEFOS PME a mobilisé deux représentantes régionales du secteur, membres du CA de l’OPCA. Le projet permettait aux partenaires sociaux de contribuer à la mise en œuvre de nouvelles actions pour accompagner l’évolution des emplois et des métiers sur le territoire. Leur implication a favorisé la prise en compte des problématiques spécifiques à la branche, et a constitué un point d’appui pour mobiliser les autres partenaires de la démarche, institutionnels et entreprises.


      • Définir les responsabilités au sein de l’équipe interne en distinguant :
      • pilotage et coordination technique ou politique ;
      • intervention ponctuelle ou permanente ;
      • les périmètres de responsabilité.
           

          En Rhône-Alpes, pour le projet de GPEC territoriale de Lyon-rive gauche, un binôme entre le délégué territorial de l’OPCA et le conseiller chef de projet opérationnel

          Dans le Rhône, AGEFOS PME s’est engagé pour porter et co-piloter avec la Maison de l’emploi et de la formation de Lyon une démarche de GPEC Territoriale. AGEFOS PME a mis en place une organisation interne combinant d’une part la mobilisation du délégué territorial pour assurer les volets partenariaux et institutionnels de la démarche, en capacité de mobiliser et d’entraîner les partenaires ; et d’autre part la mobilisation d’un conseiller intervenant en qualité de chef de projet, cheville ouvrière de la démarche, intervenant en étroite collaboration avec leurs homologues de la Maison de l’emploi et de la formation.


          En Normandie, un système de pilotage interne à AGEFOS PME dans le cadre des démarches territoriales de gestion de l’emploi et des compétences

          La mise en place d’une démarche territoriale sur la Vallée de l’Andelle a impliqué la mobilisation d’un grand nombre de collaborateurs d’AGEFOS PME Normandie (conseillers, chargée de mission, responsable territoriale, adjoint de direction et directeur). 

          Dans la mesure où ces personnes intervenaient sur toute la chaine de la conduite du projet (de la rencontre des entreprises à la prise de décisions stratégiques au moment clés du dossier), il est apparu nécessaire de clarifier la fonction de chacun dans le projet, en précisant les tâches correspondantes.

          Ainsi, la mise en place d’un système interne de pilotage du projet ne s’est pas réduite à l‘instauration d’une réunion organisée à fréquence régulière. Le travail réalisé a permis à chacun des membres de l’équipe projet de disposer des repères permettant de comprendre l’articulation des interventions des uns et des autres et l’organisation du processus de décision.


          En Lorraine, une organisation interne construite autour des fonctions du chef de projet GPECT

          Dans le cadre de la GPECT de Longwy-Briey, AGEFOS PME Lorraine a structuré son organisation interne autour du chef de projet et de ses fonctions : manager, coordinateur de la démarche, chargé de l’ingénierie technique et financière de la démarche, mais également organisateur en interface de l’équipe projet.

          Le pilotage du positionnement général dans le projet reste du domaine d’intervention de la Directrice Régionale et de la Déléguée Régionale Lorraine.

          Le chef de projet mobilise les compétences internes en fonction des  étapes du projet : 

          • Téléprospectrice pour la réalisation des enquêtes téléphoniques.
          • Conseiller du Pôle « Retour à l’emploi » et chargée de projet « Services à la Personne » pour la connaissance, la mobilisation des entreprises et la participation au diagnostic « entreprises », de même que le conseiller territorial, auquel incombent également la coopération partenariale avec les acteurs techniciens dans le territoire.
          • Conseiller « Branche et territoire »,  responsable d’antenne départemental et responsable du pôle « retour à l’emploi » dans la phase d’analyse des besoins, l’élaboration du plan d’action et l’adaptation de l’offre de service.
          • Assistante service projet et assistante de direction pour l’appui administratif et technique au projet.
          • Chargée de communication en appui au projet.


          • Identifier le cas échéant les ressources externes que l’OPCA aurait besoin de mobiliser en appui à la conduite du projet (cabinet de conseil…).
          • Dans le cadre du référentiel général du projet, élaborer avec l’équipe projet l’organigramme des tâches et des responsabilités spécifique à l’OPCA. 
          • En complément de l’organigramme des tâches et des responsabilités, élaborer un premier projet de planning.
          • Faire valider l’engagement dans le projet (modalités de participation, de contribution, moyens, ressources…) par la Direction Régionale et les administrateurs de l’OPCA.
          • Diffuser le planning permettant de donner la vue à chacun du « qui fait quoi comment quand ? ».
          • Construire des éléments de discours commun sur l’intervention de l’OPCA dans le cadre du projet.

          Temporalité

          Cette étape de la phase d’organisation du projet est étroitement articulée :
          • aux interventions, en amont, visant à définir les objectifs de la démarche, à construire le positionnement de l’OPCA dans le projet, et à cadrer budget et méthodologie d’intervention ;
          • au travail de structuration et de planification de la démarche ;
          • au travail de mobilisation et d’organisation des partenariats, et de cadrage et de mise en place des instances de pilotage de la démarche.

          Points de vigilance

          • Expliciter le mandat et les conditions  de réussite de l’intervention du chef de projet désigné pour coordonner les travaux.
          • Sécuriser le niveau d’engagement par la formalisation d’un plan de charge et d’un planning des interventions de chacun.
          • Etudier avec la direction régionale de l’OPCA les modalités les plus pertinentes d'implication des représentants paritaires dans le projet.
          • Définir précisément la charge de travail prévisionnelle de chacun pour les 6 premiers mois du projet de manière à anticiper les éventuelles difficultés et à anticiper les arbitrages requis.
          • Interroger la mobilisation des ressources internes (pertinence, volumes, qualités) tout au long du projet.
          • Organiser des réunions de coordination de l’équipe projet faisant  l’objet de relevés de décision permettant d’identifier le « qui  fait quoi comment quand ? » entre deux rencontres de l’équipe projet.
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