Cadrage préalable

Cadrer la méthodologie et le budget de l’intervention de l’OPCA


Objectifs

  • Définir la méthodologie adaptée aux objectifs poursuivis par l’OPCA et aux moyens qu‘il peut mobiliser pour son intervention, notamment en termes de ressources internes, de partenaires et de prestataires externes, et de financements.
  • Elaborer et stabiliser progressivement un document faisant office de cadre de référence du projet.

Activités repères pour l’OPCA

  • Repérer les moyens requis par la mise en œuvre du projet, en considérant :
  • la nature, les modalités de mise en œuvre, le dimensionnement, et l’estimation du coût des interventions à assurer ;
  • les bénéficiaires de ces interventions.
  • Repérer les financements internes et externes mobilisables pour la conduite du projet, en considérant :
  • les financements d’Etat, les financements de collectivités territoriales, les financements européens, les financements privés le cas échéant ;
  • la convergence entre les objectifs visés et les objectifs poursuivis par les financeurs à solliciter.
  

En Lorraine, mobilisation de cofinancements adaptés aux ambitions des partenaires

Dans un premier temps, la démarche de GPECT du territoire de Longwy-Briey, initiée par la DIRECCTE et le Conseil Régional a buté sur un écueil fréquent dans ce type de démarche : un plan d’action ambitieux, mais difficilement applicable pour la plupart des projets proposés, compte tenu de l’absence d’engagements financiers des acteurs territoriaux concernés.

AGEFOS PME Lorraine est intervenu sur le volet « sécurisation des parcours professionnels » de ce plan d’action, concernant les services à la personne et le commerce de proximité et plus globalement dans les TPE / PME. En tant que porteur et animateur de ce volet, AGEFOS PME Lorraine a conventionné avec l’Etat pour mobiliser des fonds spécifiques ADEC, qui ont abondé les financements de droit commun relatifs à la déclinaison de l’offre de services d’AGEFOS PME, cofinancée par le FSE, l’Etat, le FPSPP, et le Conseil Régional selon les accords régionaux existants. 

A ce titre, AGEFOS PME Lorraine a obtenu un financement spécifique ADEC de 45 500 € pour mener à bien sa mission d’ingénierie représentant 50 % du coût global de son intervention, estimée à 91 000 €.  La contrepartie du financement est apportée par l’OPCA à hauteur de 44,5 % pour couvrir les coûts pédagogiques des formations liées au plan d’action, avec une participation de 5,5 % des entreprises. 

A noter que les financements de droit commun relatifs à la déclinaison de l’offre de services d’AGEFOS PME, cofinancée par le FSE, l’Etat, le FPSPP, et le Conseil Régional, et l’ADEC spécifique SAP représentent 53 % des dépenses non intégrées dans l’ingénierie du projet GPECT du territoire de Longwy-Briey.

Le financement de l’ADEC permet de prendre en charge le temps hommes d’AGEFOS PME, destiné à mettre en œuvre les prestations liées à la conduite du projet de GPECT :

  • conception méthodologique du projet,
  • management et conduite de projet,
  • organisation et gouvernance du projet,
  • réalisation des enquêtes « entreprises »,
  • élaboration opérationnelle et mise en œuvre d’actions territoriales.


  • Elaborer un pré-projet, qui sera utilisé pour solliciter les financeurs, puis progressivement affiné pour constituer le cadre de référence du projet :
  • rappelant les objectifs visés au travers de la démarche ;
  • rappelant ce qui justifie que l’OPCA se positionne sur le sujet et sollicite des financements le cas échéant ;
  • définissant les principaux contenus d’intervention (étapes, groupes de tâches) ;
  • précisant les livrables visés pour chaque type d’intervention ;
  • définissant les modalités de mise en œuvre des différentes tâches (maîtrise d’œuvre : qui fait quoi ?) ; et précisant moyens précisément dédiés par l’OPCA pour atteindre les objectifs visés ;
  • comprenant pour chaque groupe de tâche, une estimation du coût et des modalités de financement qui semblent envisageables.
            • Mobiliser les expertises internes et la direction de l’OPCA pour :
            • valider la viabilité du cadre méthodologique et financier envisagé ;
            • repérer les variantes envisageables dans la négociation ;
            • identifier les zones de risque et les points de vigilance dans les ajustements méthodologiques et budgétaires. 
                • Rencontrer les partenaires dont l’implication est sollicitée :
                • au titre d’un portage conjoint de tout ou partie du projet ;
                • au titre d’un financement.
                  • Formaliser le ou les dossiers de demandes de financement.
                  • Finaliser le document de cadrage du projet - pour ce qui concerne le périmètre de responsabilité de l’OPCA.

                  Temporalité

                  • Cette étape de la phase de conception et de cadrage du projet est étroitement articulée :
                  • au travail de définition des objectifs du projet  ;
                  • et au travail positionnement partenarial de l’OPCA dans le projet.

                    Points de vigilance

                    • Concernant la méthodologie de conduite de projet, définir clairement :
                    • ce qui relève de l’ingénierie, de la conduite et du pilotage partenarial du projet, dont l’importance est souvent sous-estimée ;
                    • ce qui relève des travaux d’observation, de veille, d’enquête, de diagnostic, qui peuvent donner lieu à des financements spécifiques… ;
                    • ce qui relève de l’ingénierie, du financement et de la mise en œuvre d’un plan d’action, dont le financement pourra mobiliser un large éventail d’acteurs. 
                    • Tout spécialement lorsque l’OPCA est pilote ou copilote de la démarche :
                    • valoriser les efforts consacrés à l’ingénierie, au montage et aux ajustements au fil de l’eau du projet ;
                    • ne pas sous-estimer le temps nécessaire au pilotage, à la coordination et à l’animation du projet, que ce soit dans le cadre d’instances ou de travaux « en chambre » qui peuvent souvent être masqués ;
                    • veiller à valoriser, dans le cadre de cofinancements, l’ensemble des postes prenant part à la réalisation du projet (contrôleurs, assistant€s de gestion de dossier, chargés de projets, direction, etc.), gestion administrative et financière du projet y compris.
                        En Pays de la Loire, un accord-cadre entre l’OPCA et la Région pour intervenir dans le cadre de démarche territoriale

                        Le Plan de Continuité Professionnelle mis en place par la Région Pays de la Loire en 2010 dispose d’un axe consacré au développement des démarches de GPECT. Il prévoit d’accompagner 5 territoires fragilisés (Ancenis, Saumurois, etc.) afin de renforcer l’appui aux actifs demandeurs d’emploi et la sécurisation des parcours professionnels. 

                        Dans ce cadre, la Région a sollicité une intervention d’AGEFOS PME Pays-de-la-Loire - Poitou-Charentes. En réponse, AGEFOS PME a modélisé une méthodologie d’intervention territoriale qui comprend notamment : 

                        • la réalisation d’un portrait du territoire (outil d’aide à la décision et au positionnement de l’OPCA) ;
                        • la réalisation d’une enquête téléphonique auprès des entreprises du territoire (Atout projet) ;
                        • la réalisation d’un diagnostic approfondi auprès des entreprises adhérentes.

                        Le projet fait l’objet d’un financement d’un montant de 36 000 euros réparti de manière égale entre la Région Pays-de-la-Loire et Agefos PME.

                        Le soutien finance la réalisation du portrait de territoire et d’Atout projet (avec un volume d’entretiens compris entre 200 à 800 entreprises).


                        • Dans le conventionnement :
                        • définir clairement les engagements spécifiques de l’OPCA ;
                        • mettre en évidence les relations de coopération avec les autres acteurs, de manière à limiter le risque de dépendance non maîtrisée à leur égard.
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